Actualmente, aprender a manejar de forma eficaz el tiempo se ha convertido en una herramienta indispensable y poderosa a la hora de mejorar la productividad de las empresas. Y es que la falta de organización en el tiempo puede acarrear problemas de estrés laboral y baja productividad, en cambio si se aprende a gestionar este recurso de manera eficiente, los niveles de producción pueden elevarse.

A continuación, encontrará algunas claves para que tus empleados puedan organizarlo de manera eficiente.

 Diagnóstico del tiempo.

Es importante dedicarle un momento a evaluar cuál es la cantidad de tiempo que se tiene disponible y la cantidad de trabajo que se puede realizar en ese periodo. No se trata solamente de realizar una cuenta de las horas laborales sino de hacer  un recuento de cuánto tiempo se dedica a todas las actividades diarias como dormir, hacer ejercicio o comer. Para ello, sus empleados pueden realizar una agenda semanal donde plasmen el tiempo exacto que le dediquen a todo lo que realizan a lo largo del día.

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 Una vez realizado el diagnóstico, sus empleados podrán evidenciar si le están dedicando el tiempo suficiente a actividades que aportan a su buen desarrollo laboral y podrán acomodar mejor su tiempo, por ejemplo, si uno de sus empleados no duerme más de 5 horas, eso puede interferir en su desempeño, así que puede dormir un poco más y mejorar su productividad.

Metas personales.

Lo siguiente es establecer una serie de metas y objetivos de manera individual con tiempos determinados para cada una. Es importante que cuando uno de sus empleados inicie una meta lo haga de manera positiva, esperando cumplirla en el tiempo que ha determinado.

Matriz Eisenhower.

Dwight D. Eisenhower, ex presidente de los Estados Unidos, diseñó un método cuyo eje principal era dedicar atención y tiempo a las actividades en función de su importancia y urgencia.

De esta manera, se pueden clasificar las actividades de acuerdo a su importancia y urgencia. En el primer cuadro, deben las actividades que requieren una mayor rapidez; en el segundo, las que son importantes pero no urgentes, en el tercero aquellas que no son importantes pero son urgentes y finalmente, en el cuarto las que no son importantes ni urgentes y que pueden ser delegadas a otra persona o simplemente ignoradas.

 

Tríada del tiempo

Christian Barbosa conocido como el “senhor do tempo” en Brasil, desarrolló un modelo hace algunos años en el que clasifica las actividades de acuerdo a tres criterios: Actividades importantes, Actividades de Urgencia y Actividades circunstanciales. Este modelo también puede ayudar a sus empleados a clasificar de manera efectiva sus actividades para distribuir el tiempo acertadamente.

Lista de actividades.

Otro método para organizar mejor el tiempo y que es un poco más conocido que los dos anteriores es el de hacer una lista con todo lo que se quiere hacer un día determinado. De esta manera, se empieza con la primera tarea de la lista y sólo se puede pasar a la siguiente una vez se haya terminado la primer, así sucesivamente, hasta que se  finalice. Las tareas ya hechas se pueden chulear o tachar.

 Herramientas tecnológicas.

Hoy en día, existen muchas herramientas que se pueden descargar en los teléfonos inteligentes y las tablets, incluso con la aplicación de calendario que viene instalada en todos los dispositivos móviles puede organizar sus actividades, citas, reuniones y compromisos. Sin embargo, si se quiere realizar un trabajo más especializado y profundo se pueden usar las siguientes aplicaciones:  WunderList, HootSuite, Sesame, Trello y Jiffy.

 Pausas.

Es necesario tomar un descanso, está comprobado que eso garantiza que la mente se disperse y pueda retomar los ciclos productivos con mayor facilidad. Se recomienda hacer una pausa de 15 minutos por cada 90 de trabajo intenso.

Con estas 6 claves es bastante probable que sus empleados consigan optimizar su tiempo reduciendo índices de estrés y aumentando la productividad.

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